| تبليغات | X |
در دنیای معاصر مدیریت ُکسب و کار و تکنولوژی به گونه ای پیچیده به هم وابسته شده اند لازمه موفقیت رقابت در عین توجه به منافع طرف مقابل می باشد دیگر استقلال به سبک سنتی کم رنگ شده وبیشتر شرکت ها و سازمان ها برای دستیابی به مزیت رقابتی و سهم بیشتری از بازار در هم ادغام شده وبه صورت مشترک با هم همکاری می نمایند در این عرصه تکنولوژی وفناوری اطلاعات و ارتباطات نقش بسزایی در گسترش کسب و کار و ارئه خدمات و جلب رضایت مشتری و ارباب رجوع داشته است سیستم های اطلاعاتی سطوح ارتباطی به سبک سنتی بالا و پایین از میان برداشته و با استفاده سیستم های الکترونیتکی و اتوماسیون اداری اطلاعات با سرع پرشتاب در قسمتهای مختلف سازمان بین سازمانها در یک منطقه و در سطح جهانی مبادله می گردد.
استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر ، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به تصمیم گیری فراهم می سازد.
يكي از فاكتورهاي مهم در تصميم گيري مديران اطلاعات است .داشتن اطلاعات دقيق ، صحيح ،بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصميم گيري شده و جلوي اتخاذ بسياري از تصميمات نادرست را خواهد گرفت. سازمان های بزرگ دائما در حال جستجو برای فن آوری های ثابت شده هستند که دارای یک مزیت رقابتی باشد فقدان اطلاعات مربوط به مزایای فن آوری همراه با مزیت های نامشخص رقابتی از فن آوری جدید منجر به بی میلی برای پیاده سازی فن آوری های جدید است. لیکن سازمانهایی که نتوانند خود را با تغییرات سریع و روز افزون اقتصادی اجتماعی و الکترونیکی تطبیق دهند و شرایط را به نفع خود متحول نمایند محکوم به شکست خواهند بود.
بیست مورد از روش های موثر انتقاد سازنده ، چگونه انتقاد کنیم؟
انتقاد پذيري و انتقاد كردن مؤثر داراي اهميت زيادي براي موفقيت سازماني است. اموري چون ارزشيابي عملكرد، مشاركت در تيمهاي كاري، خدمات رساني به مشتريان، كنترل كيفيت و اداره تضاد، بستگي به بكارگيري مطلوب انتقادپذيري و انتقادكردن دارد و كار پيچيده اي است. انتقاد با ابراز احساسات درباره موضوعات پيچيده و مشكل، مي تواند تخريب كننده و حتي بسيار خطرناك باشد. بكارگيري ضعيف انتقاد، منجر به شكست افراد و سازمان ها مي شود؛ از سوي ديگر استفاده آگاهانه و خردمندانه از انتقاد به شكوفايي افراد و سازمان ها منجر خواهد شد.
در اين نوشتار بيست روش مهم براي كمك به ارتقا مهارت انتقاد مثبت تشريح مي شود. اين روش ها به بيان جنبه ها و عوامل گوناگون مؤثر بر انتقاد مي پردازد، ضمن اين كه بكارگيري منسجم و اقتضايي اين روش ها با يكديگر داراي اهميت است. با استفاده از اين روش ها در صحنه هاي واقعي كار و زندگي مي توان به نتايج ذيل دست يافت:
*
ايجاد تحول اساسي از وضعيت انتقال منفي و غير مؤثر به وضعيت انتقال مثبت و مؤثر
*
دست يافتن به روحيه خونسرد و هوشيار به هنگام انتقاد كردن ومورد انتقاد قرارگرفتن
*
به كارگيري انتقاد براي برانگيختن، اثر بخشي، يادگيري و ايجـادروابط مطلوب با ديگران
*
انتقاد از افراد قدرتمند و مافوق بدون ترس و خشم
انتقاد نقش عمده اي در روابط اجتماعي ايفا مي كند، از انتقادها مي توان براي ايجاد تحرك در اشخاص و نفوذ در آن ها، آموزش، بيان نيازها و خواسته ها و يا محركي براي اصلاح و پيشرفت خود استفاده كرد. انتقاد پذيري مؤثر نتايجي چون؛ افزايش رضايت شغلي، ايجاد روابط كاري مناسب، تقويت سلامتي فكري و روحي، ايجاد عزت نفس، افزايش سطح بهره وري و افزايش رقابت، براي تضمين موفقيت را به دنبال دارد. اگر انتقاد كننده و انتقاد شونده مي خواهند به هدف انتقاد سازنده كه همانا تغيير رفتار خاصي است دست يابند، بايد با يك ديگر همكاري كنند براي دست يابي به نتايج مذكور و با توجه به اصول اشاره شده ضروري است تا از روش هاي انتقاد مؤثر و سازنده كه در ادامه تشريح شده است مطلع بوده و به بهترين نحو از آن ها بهره برداري به عمل آيد.
1 ـ انتقاد دوستانه و مشفقانه:
انتقاد اطلاعاتي است كه مي تواند به رشد فرد كمك كند و دانش و مهارت هاي مناسب را به افراد آموزش دهد. افراد با مشاهده و درك نتايج ارزشمند انتقاد، پذيراي انتقاد مي گردند و يا قادر به ارائة انتقاد مي شوند.
2 ـ انتقاد براي بهبود:
محور اساسي هر انتقاد مؤثر توجه به نقش سازندگي است، بهبود و ارتقا؛ معادل تغيير دانش، تغيير نگرش و تغيير عملكرد فردي و سازماني در جهت مثبت است. در واقع هدف انتقاد بايد اصلاح و تكامل فكر و رفتار فرد مقابل باشد.
3 ـ انتقاد استراتژيك:
انتقاد بايستي ضمن داشتن اهداف بلند مدت، راه هاي نيل به آن ها را نيز بيان كند. هر فردي قبل از انتقاد لازم است سؤالات زير را از خود بپرسد:
*
دقيقاً از برقراري ارتباط چه انتظاري داريد؟
*
چه رفتار يا خصوصيتي بايد تغيير كند؟
*
انگيزه هاي انتقاد كردن چيست؟
*
چه راه حل ها و اهداف خاصي را مي توان ارائه كرد و چه فعاليت هايي براي دسترسي فرد به اهداف مورد انتقاد مي توان انجام داد؟
4 ـ ايجاد عزت نفس در افراد:
احساس عزت نفس يكي از نيازهاي اساسي كاركنان است. آنان براي برآورد اين نياز ناچار به احترام گذاردن به ديگران هستند، بنابراين يك رابطه دو طرفه چرخشي مثبت و يا منفي را مي توان در اين خصوص ايجاد كرد. www.zibaweb.com
5 ـ انتقاد با كلمات مثبت، محترمانه و انگيزشي:
اين امر منجر به بهبود برقراري ارتباط و در نتيجه پذيرش آن مي شود. به اين جهت لازم است كلمات مناسب برگزيده و بيان شود.
6 ـ انتقاد از روش و محتوا:
در انتقاد محتوا و روش نيز بايستي لحاظ شود. با نهادينه سازي اين نكته مي توان از سيستم ارزشيابي خود استفاده نمود و به اين وسيله از قدرت تفكر به شيوه اي غير دفاعي بهره برداري كرد.
7 ـ مشاركت طرف مقابل:
طرف مقابل خود را دخالت دهيد، براي مشاركت دادن طرف مقابل رعايت نكات زير ضروري است:
*
بر اهميت شغل فرد تأكيد شود.
*
شرايط انتقاد شناسايي شود.
*
دقيقاً بيان شود كه چگونه انتقاد براي طرف مقابل مفيد خواهد بود.
*
از فرد خواسته شود كه چگونه مي تواند براي اجراي طرح به او كمك كرد و چگونه مي توان از او در اين راستا حمايت كرد.
8 ـ توجه به شايستگي ها:
به شايستگي هاي طرف مقابل توجه نماييد، بدون اين كه از كلمه “اما” استفاده كنيد. اغلب افراد براي انتقاد كردن ابتدا به بيان جنبه هاي مثبت فرد پرداخته و سپس از كلمه اما استفاده مي كنند و به بيان نقاط ضعف وي مي پردازند، در حالي كه كلمه اما حذف كننده ارزش پيام قبلي است؛ در صورتي كه اگر از حرف ربط “و” استفاده شود عكس اين حالت است و با جملات قبلي انسجامي به وجود مي آيد. در مجموع كلمه “و” اثر بلند مدت و نيرومندتري را به جاي مي گذارد.
9 ـ بيان شفاف :
آن چه را كه مي خواهيد مورد انتقاد قرار دهيد به طور دقيق و شفاف بيان كنيد، صراحت كلام انتقاد را مؤثر مي نمايد.
10 ـ انتخاب زمان مناسب:
انتقاد در زمان مناسب منجر به پذيرش آن در طرف مقابل مي شود. انتقاد بايستي براي عده اي بلافاصله بعد از خطا و براي عده اي ديگر با گذشت زمان انجام شود، ضمن اين كه ضروري است در هنگام خشم از افراد انتقاد نشود.
11 ـ استفاده از سؤال:
مي توان انتقاد را در قالب طرح يك سؤال يا مجموعه سؤالاتي عنوان كرد كه جواب آن ها به هدايت طرف مقابل براي دريافت اطلاعات دقيق و اساسي منجر مي گردد.
12 ـ ناكارايي انتقاد شفاهي:
هنگامي كه به طور شفاهي قادر به انتقاد نيستيد با عمل و رفتار خود انتقاد را طرح كنيد، گاهي بهتر است از روش رفتاري بهره برداري شود يعني به جاي اين كه چيزي بيان شود؛ كاري انجام گيرد و از طريق مداخلات رفتاري تفكر مورد نظر منتقل شود.
13 ـ مشخص كردن انتظارات:
گاهي افراد انتظار دارند كه اشخاص همان رفتاري را دارا باشند كه از آن ها انتظار داريم، در اين حالت انتظارات ما موجب مي شود كه انتقاد زودرس و غير مؤثر داشته باشيم چرا كه مخاطبين خود را به خوبي از توقعات خود آگاه نكرده ايم.
14 ـ ميزان ذهني بودن انتقاد:
واقعيت ها نبايستي صرفاً در قالب ذهنيت فرد بماند، بلكه بايستي ديگران نيز آن را درك كرده و بپذيرند. مثلاً اگر طرف مقابل انتقاد شما جملة “اين انتقاد صرفاً اعتقاد شماست” را به كار برد، حتي اگر اين انتقاد براي شما مبتني بر واقعيت عيني باشد؛ معني آن اين است كه ارزشيابي ذهني طرف مقابل براي قضاوت در مورد يك رفتار يا ويژگي خاص را لحاظ نكرده ايم.
15 ـ ايجاد انگيزه در افراد:
يكي از وظايف اساسي انتقاد مؤثر برانگيختن افراد براي انجام بهتر كارهاست. انگيزه يك مفهوم روانشناسي است كه در اشكال و حالت هاي گوناگوني همچون افكار، احساسات، كلمات خاص و … مطرح مي شود.
16 ـ بهره برداري از نقشه هاي ذهني طرف مقابل:
استفاده از اصطلاحات، احساسات و نقشه هاي ذهني طرف مقابل منجر به شناخت و برقراري مناسب ارتباط با وي مي شود، براي اين منظور به سخنان كساني كه در اطراف شما صحبت مي كنند گوش كنيد و از ارزش ها و علايق آن ها مطلع گرديد تا در صورت نياز به انتقاد با او همزبان شويد و راحت تر ارتباط برقرار كنيد. www.zibaweb.com
17 ـ همگامي با انتقاد شونده:
همگامي با كسي كه مورد انتقاد قرار مي گيرد، مقدمه رهبري مؤثر و در اين جا پيش زمينه انتقاد مؤثر است.
18 ـ شناسايي معيارهاي انتقاد:
انتقاد صحيح مبتني بر معيارهاي خاصي است. قبل از انتقاد براي خدمت به مشتري و يا ارتباط با همكاران سؤالات زير را ازخود بپرسيد:
آيا اين انتقاد عملي است؟
آيا مي توان بلافاصله از آن استفاده كرد؟
آيا منافعي را تأمين مي كند؟
آيا انتقاد پاسخگوي نيازهاست؟
از چه معياري استفاده شود؟
آيا ديگران از معياري كه براي قضاوت در مورد اعمال و نتايج كارهاي آن ها استفاده مي شود آگاهي دارند؟
آيا معيارها ثابت اند يا طي زمان بايد تغيير كند؟
جواب سؤالات فوق به بهبود و افزايش انتقاد مثبت و مؤثر منجر مي شود.
19 ـ گوش دادن به نداي دروني:
افراد هميشه با خود ارتباط ذهني برقرار مي كنند، اين مكالمات دروني ساز و كاري است كه باعث مي شود افراد از ارزشيابي ها و انتظارات خود آگاه مي شوند. هنگامي كه انتقاد مي كنيد و يا مورد انتقاد قرار مي گيريد به مشاهده و شنيدن دنياي درون خود بپردازيد. وقتي به نداي درون خود توجه كنيد و آن ها را مورد بازنگري و تجديد نظر قرار دهيد، افكار بهره ور و متناسب با شرايط و محيط جديد بوجود مي آيد؛ زيرا احساسات برافروخته شما، كنترل شده و به شما كمك مي كند تا صداي قدرت انتقاد مؤثر و مثبت را بشنويد.
20 ـ حفظ آرامش و خونسردي:
نداشتن آرامش در زمان انتقاد به تضعيف انتقاد منجر مي شود. اگر فردي قادر به حفظ خونسردي، آرامش و هوشياري در زمان مواجهه با انتقاد باشد، مي تواند احساسات خود را كنترل كند و بهره وري خويش را افزايش دهد. به علاوه فرد قادر به ارزيابي شرايط به طور دقيق بوده و پاسخ مناسبي را به آن شرايط خواهد داد.
در جهان امروز نقش احساسات و افكار انساني در توسعه و تكامل انسان ها، سازمانها و جوامع پر رنگ گشته است و برقراري ارتباطات و هم انديشي بين آن ها از اهميت بيشتري برخوردار گشته است. اگر فردي آگاه و توانمند نسبت به احساس و عملكرد ضعيف و نامطلوب افراد يا واحدهاي ديگر به طور مطلوب و مفيد اظهار نظر كند از قدرت انتقاد مؤثر و مثبت بهره برداري كرده است، او به خوبي به نقاط قوت و ضعف طرف مقابل واقف است و درصدد تقويت نقاط قوت و حذف نقاط ضعف وي برمي آيد، به علاوه به آگاه سازي وي از فرصت ها و تهديدات محيط مي پردازد. مديران آگاه براي اصلاح و توسعه فردي، گروهي و سازماني و نيز براي انتقال دانش و مهارت خود به ديگران و اصلاح آن ها لازم است تا از قدرت انتقاد مثبت برخوردار باشند چرا كه در فرايند مشاوره علاوه بر مهارت فني، مهارت انساني و رفتاري حائز اهميت بسياري است. از سوي ديگر هر انساني كه مورد انتقاد قرار مي گيرد با بكارگيري هوشمندانه و به دور از تعصب و احساس، مي تواند به اصلاح دانش، نگرش و مهارت هاي خود اقدام كند. در مجموع انسان ها نيازمند انتقاد كردن و انتقاد پذيري مؤثر و مثبت براي تكامل خود، گروه و سازمان هستند. اين نقد؛ افراد، سازمان ها و جوامع را به سوي تعالي سوق مي دهد در حالي كه نقد منفي روحيه خصومت و پرخاشگري و تضاد را گسترش داده و افراد و سازمان ها را به سوي عدم بهره وري از منابع انساني و مادي و در نهايت نابودي آن ها سوق مي دهد.
منبع : اداره مطالعات و بازاريابي بانك رفاه از: http://www.psychology270.blogfa.com
آیا انتقاد سبب خشم و عصبانیت شما میشود؟ آیا شما نیز گاهی با سخنان انتقادآمیز خود موجب رنجش دیگران میشوید؟ آیا از ترس اینکه مبادا کسی را از خود برنجانید، در بیان مطالبی که آن را مفید میدانید، تردید میکنید؟ پاسخ این پرسشها اغلب مثبت میباشد چرا که مردم معمولاً تمایل دارند انتقاد را به شکل منفی به کار برند و تعبیر و تفسیر کنند و یا به دلیل منفی بودنش از انتقاد کردن خودداری نمایند. اگر چند نفر را به طور اتفاقی انتخاب کنید و از آنان بپرسید « معنی انتقاد چیست؟» به احتمال زیاد خواهند گفت: «انتقاد اظهارنظری است مخرب، تحقیرکننده یا خصومتآمیز که هدفش عیبجویی است.» چرا انتقاد در مفهوم رایج خود دارای تاثیر تا بدین حد مخرب و منفی است؟ در انتقادهای متداول، انتقاد کننده معمولاً به شکلی غیرمنصفانه فقط روی نقاط ضعف انگشت میگذارد. انتقاد به صورت متداول خود جریانی منحصراً یکسویه است.
انتقاد نادرست احتمال رشد و پیشرفت را از بین میبرد. این شیوه با تمرکز بر روی اعمال گذشته فرد روزنه هر نوع جبران و پرهیز از خطا را میبندد. وقت آن رسیده که در تعریف انتقاد تجدید نظر کنیم و بدین ترتیب مفهوم قبلی آن را تغییر داده، در روند انتقاد کردن و انتقاد شنیدن تحول و اصلاحاتی ایجاد کنیم. به تعاریف جدید توجه کنید: انتقاد عبارت است از: انتقال اطلاعات به دیگران به نحوی که افراد مورد انتقاد بتوانند آن را در جهت مصالح خود به کار برند. و یا انتقاد وسیله ای است برای تشویق و افزایش رشد فردی و روابط اجتماعی. هر فرد در طول حيات خود ممكن است بارها توسط ديگران مورد ارزيابي قرار گيرد. برخي از اين ارزشيابي ها داراي جنبه هاي تشويقي و برخي ديگر منتقدانه است. انتقاد از ديگران در صورتيكه هوشمندانه انجام شود آثار بسيار مفيدي خواهد داشت، درغير اين صورت ممكن است با واكنش هاي منفي مختلف مواجه شود. اين رفتار، هنري است كه بايد آموخت و بدون آگاهي از روش كاربرد آن زيان بار خواهد بود. انتقاد درست آن است كه ضمن تاكيد بر نقاط قوت به نقاط ضعف فرد نيز اشاره كند و با ارايه راهكارهاي مناسب براي رفع آن سخن به ميان آورد. پذيرش انتقاد از ديگران بين طبقات مختلف متفاوت است. براي مثال در بيشتر مواقع انتقاد از سوي افراد يك خانواده قابليت پذيرش بيشتري در مقايسه با سايرين دارد. به طور معمول ما در برابر قضاوت افراد بيگانه آسيب پذيري بيشتري داريم. برخي از انواع انتقاد عبارتند از: انتقاد سازنده: اين روش در بسياري موارد مي تواند جنبه اي سازنده و مثبت داشته باشد. اگر لحن انتقاد كننده دوستانه باشد بيشتر موثر واقع شده و شنونده بدون آنكه مورد حمله قرار گيرد از معايب خود مطلع مي شود. بي ترديد براي هيچكس خوشايند نيست كه بشنود » بد غذا ميخوريد« و يا »در لباس پوشيدن بد سليقه است «. براي آنكه انتقاد سازنده و موثر باشد منتقد بايد مواردي را رعايت كرده و پرسشهايي را مطرح كند كه هر يك از آنها در رساندن وي به هدف خود نقش مثبتي ايفا كند. اين سئوالات مي بايست محتواي اطلاعاتي را كه لازم است مبادله شوند در برگيرد.
همانگونه كه گفتن و چگونه گفتن ارتباط نزديكي با هم دارند، محتوا و شيوه انتقاد نيز بر هم تاثير گذارند. در تعيين محتواي يك انتقاد بايد ابتدا از خود پرسيد كه از چه رفتاري مي خواهيم انتقاد كنيم؟ اين روش مي تواند بسيار مفيد واقع شود، زيرا از به كاربردن جملات كلي و كلمات پوچ و آزاردهنده اي چون »هميشه همين كار را مي كني«، »هيچ وقت به موقع نمي آيي« و جملاتي از اين قبيل جلوگيري مي شود. هنگامي كه انتقاد از رفتار خاصي را با قاطعيت و به طور دقيق مطرح مي كنيم براي انتقاد شونده اين امكان را فراهم مي سازيم كه منظور ما را بدرستي درك كند. انتقادي كه متوجه رفتار خاصي باشد مي تواند منجر به گفتگويي دوجانبه شود تا اينكه به بحثي مبدل شود كه حدود آن مشخص نيست. انتقاد غيرمستقيم: انتقاد مي تواند به صورت غيرمستقيم بيان شود. براي مثال اگر طرف مقابل شما خصوصيت بدي داشته باشد، در خلال گفتگو به او بگوييد: »به نظر شما آدمهايي كه داراي اين خصوصيت اخلاقي هستند، غيرقابل تحمل نيستند؟« اين شيوه انتقاد باعث مي شود كه يك حس هوشياري در وي بيدار شود و وي متوجه شود كه داراي چنين مشكلي است. حتماً اين مثل را شنيده ايد كه مي گويد به در مي گويند تا ديوار بشنود.
اين يك مثال متداول در فرهنگ ما براي ابراز همين موضوع است. انتقاد همراه با تعريف و تمجيد: در اين روش ابتدا مي توان به تعريف و تمجيد ويژگي هاي ارزشمند فردي كه مورد انتقاد است پرداخت براي مثال»تو دختر خيلي باهوشي هستي«. پس از كاربرد يك مقدمه مناسب نظر انتقادي خود را بيان و سعي كنيد آن را در پوششي از سخنان خوب و دلپذير قرار دهيد. البته منظور شما اصلاً تملق گويي نيست بلكه نخست خصوصيات خوب او را گوشزد كرده و بعد انتقاد خود را ابراز داشته ايد. انتقاد تهاجمي و صريح: رك بودن نشانه صراحت و صداقت است ولي هميشه براي مخاطب خوش آيند نيست بخصوص اگر خيلي ناپخته بيان شود. اين نوع انتقاد نه تنها هيچ نوع سازندگي در بر ندارد بلكه شنونده را هم در موضع تدافعي قرار مي دهد. بهتر است كه انتقاد با بكارگيري يك سياست درست انجام شود. محكوم كردن: گاهي بجاي انتقاد همراه با راهنمايي، انتقاد كننده مخاطب را در يك دادگاه يك طرفه محاكمه و محكوم مي كند. او به خود اين حق را مي دهد كه در مورد ديگران اظهار نظر كرده و الگوي فكري خود را به وي تحميل كند. اينگونه برخوردها نه تنها سازنده نيست، بلكه بسيار نامناسب است. انتقاد ديرتر از موعد: اين گونه انتقادات، زماني صورت مي گيرد كه هيچ كمكي به رفع مشكل نمي كند. به عبارتِ ديگر زمان براي جلوگيري از خطا وجود ندارد. بر هيچ كس پوشيده نيست كه انتقاد در چنين زماني براي جلوگيري از تكرار اشتباه بوده و اگر تشخيص داده شود كه تاثيري در آينده نخواهد داشت، بهتر است هيچگاه ابراز نشود. شيوه درست انتقاد كردن رعايت نكات زير مي تواند در زمان انتقاد بسيار ياري دهنده باشد.
- آيا رفتار مورد انتقاد را مي توان تغييرداد؟ - آيا شخص مورد انتقاد قرار گرفته علاقمند به شنيدن آن است؟ - احتمال قبولي طرف انتقاد شونده چقدر است؟ - از انتقاد شونده سئوال كنيد آيا منظور شما را درك كرده است؟ - به فرد انتقاد شونده تفهيم كنيد كه انتقادتان بازتاب ساده عقيده شماست. - از انتقاد تحكم آميز دوري كنيد، زيرا اينگونه انتقادها بلافاصله فرد را در موضع دفاعي قرار مي دهد. - سعي كنيد انتقاد را به صورت نگرش شخصي خود به موضوع بيان كنيد و كوشش كنيد او را به شيوه نگرش خود كنجكاو كنيد. - موضوع را طولاني و انتقاد را به سخنراني تبديل نكنيد زيرا شنونده را خسته و بي حوصله مي كند.
- انتقاد را در زمان و مكان مناسب ابراز كنيد نه در لحظه اي كه طرف مقابل آمادگي شنيدن آن را ندارد. اول صبر كنيد تا مخاطب در آرامش و خونسردي قرار گيرد تا ايرادي كه از او مي گيريد موثر واقع شود. - با توجه به سطح دانش مخاطب انتقاد را بيان كرده تا براي مخاطب قابل درك باشد. نمي توان از يك روش براي تمامي افراد استفاده كرد. - وقتي انتقاد مي كنيد كوشش كنيد بدون سوء نيت بوده و فقط به منظور كمك و راهنمايي باشد. - با مشكلات و احساسات فرد مقابل همدلي كنيد. - بهتر است انتقاد حضوري و بدون واسطه باشد و از انتقاد كردن غيرمستقيم بپرهيزيد. - براي حفظ آبروي اشخاص، از انتقاد و نصيحت كردن فرد در حضور ديگران خودداري كنيد. - چنانچه بخواهيد انتقاد شما با واكنش مثبت و سازنده اي همراه باشد بايد نشان دهيد نه تنها به آنچه گفته ايد متعهد هستيد بلكه به رفتار فرد در مقابل انتقاد خودتان نيز ارج مي نهيد. هرگز در انتقاد، طرف مقابل را با كسي مقايسه نكنيد. مقايسه كردن باعث دلگيري مخاطب شده و ممكن است با واكنشهاي بسيار نامناسبي مواجه شويد. اگر شخصيت و احترام مخاطب در نظر گرفته نشود نه تنها انتقاد موثر واقع نمي شود بلكه مي تواند به قطع رابطه منجر شود. انتقاداتي به نتيجه مي رسند كه بسيار با دقت و هوشمندانه مطرح شوند و مخاطب بدون آنكه آزرده خاطر شود از معايب خود آگاه شود. هيچگاه در انتقاد از ديگران تصور نكنيد كه آنچه نظر شماست حتماً صحيح بوده و مي بايستي شنونده بدون چون و چرا آن را بپذيرد. انتقاد از همكاران رقابت در تمامي سطوح هر سازماني وجود دارد. يكي از علل آن دستيابي به امتيازات بيشتر در مقايسه با همكاران ديگر است.
اين امتيازات به صورت هاي گرفتن پاداش، ارتقاي شغلي و موارد ديگر از اين قبيل است. به طور كلي هر فردي با3 سطح در يك سازمان ارتباط دارد: سطوح زير دست، همكاران هم رديف و همكاران سطوح بالاتر، آنچه بسيار حائز اهميت است آنست كه بدانيم در هر سطحي چگونه انتقادات خود را بيان كنيم. اگر بخواهيم از يك روش براي انتقاد از افراد مختلف استفاده كنيم، يك اشتباه بزرگ مرتكب شده ايم و چنين شيوه اي داراي نتايجي بسيار ناگوار است. در بسياري از سازمانها ديده شده افرادي كه به طور كلي از ديگران به ويژه از افراد مافوق خود انتقاد مي كنند مورد بي مهري قرار گرفته و در گرفتن امتيازات و رتبه ها هميشه با مشكلات متعددي مواجه مي شوند. بررسي روشهاي انتقاد بسيار پيچيده و داراي نكات فراواني است. انتقاد صحيح داروي تلخ ولي مفيدي است كه زماني موثر خواهد بود كه به موقع و درست تجويز شود، در غيراين صورت نه تنها باعث بهبودي نمي شود بلكه منجر به تشديد بيماري خواهد شد. برای طرح یک انتقاد سازنده و مؤثر باید موارد ذیل را مدنظر داشته باشید: رفتار مورد انتقاد را مشخص کنید. انتقاد خود را تا حدامکان واضح و مشخص بیان کنید. اطمینان حاصل کنید که اعمال و رفتاری را که مورد انتقاد قرار میدهید، قابل تغییر است. در غیر اینصورت از انتقاد صرف نظر کنید. از عبارت نظر شخصی من این است استفاده کنید و از تحمیل نظریات خود بپرهیزید. واضح و شمرده سخن بگویید، به طوری که طرف مقابل انتقاد شما و دلیل مطرح کردن آن را بفهمد.
موضوع را کش ندهید و انتقاد را به سخنرانی تبدیل نکنید، زیرا شنونده بیحوصله میشود و توجهی به آن نمیکند. بکوشید انگیزههایی برای تغییر رفتار پیدا کنید و خود را متعهد بدانید که انتقاد شونده را در حل مشکلش کمک کنید. اجازه ندهید گفته هایتان از احساسات منفی شما رنگ بگیرد. مواظب باشید صدایتان بلند و لحن کلامتان خشن و طعنهآمیز نباشد. از ژستهای خشمآلود، مانند گره کردن دست، اخم کردن، گره به ابرو انداختن و نظائر آن پرهیزید.حالت و رفتار شما میبایست گفتههای شما را تقویت کند نه آنکه آنها را نفی کند.با مشکلات و احساسات طرف مقابل، همدلی نشان دهید. شتابزده انتقاد نکنید. بکوشید با پیشبینی واکنشهای منفی شخصی که مورد انتقاد قرار میگیرد، از بروز آن جلوگیری کنید. جملاتی مانند: « می دانم که به من این اجازه را می دهید که در مورد … حرف بزنم، چون معتقدم که برای شما مفید خواهد بود.» در کاهش واکنشهای منفی مؤثر میباشد.اگر نتیجه انتقاد خود را در رفتار انتقاد شونده مشاهده نمودید، وی را تحسین کنید.
برگرفته از سایتسایت: www.modiriran.ir
خلاصه:امروزه در عصر ارتباطات و انفجار اطلاعات، ادارات و سازمانهاي كارآمد، نياز به بهبود، توسعه و گسترش عمليات اجرايي دارند و تغيير و تحولات سريع محيطي، تحول و بهبود را در موقعيت هاي مختلف اجتناب ناپذيركرده است.
درعصر حاضر سازمانهاي پويا براي انجام وظايف خود با مسائل بسياري مواجهند و به تناسب نوع كار، روشهاي اجرايي خاصي را درجهت دستيابي به اهداف خود طراحي و اجرا مي كنند كه باتوجه به تحولات مختلف درزمينه هاي اجتماعي ـ اقتصادي ـ فرهنگي و... يكي از شرايط اساسي درتحقق اهداف و موفقيت دركار به روز نگه داشتن روشهاي انجام كار و بهينه كردن آنهاست.
روز نگه داشتن روشهاي انجام كار و بهينه كردن آنهاست.
درحقيقت سازمانها به عنوان سيستمهاي باز بطور دائم درتعامل با محيط قراردارند و اين تعامل با محيط به حدي مهم و حياتي است كه دليل وجودي سازمانها را محيط پيرامونشان تعيين كرده و به آنها فلسفه وجودي مي دهد. ازسوي ديگر، محيط فراروي سازمانها، محيطي متغير و درحال تحول شديد است.
به طوري كه بازنگري درتمامي ابعاد سازماني ازقبيل: ساختار، اهداف وظايف مجموعه قوانين و مقررات، شيوه هاي مديريتي و سيستمها و روشهاي انجام كار و... را اجتناب ناپذير مي كند وفراتر از آن، ضرورت و اهميت اين بازنگري به حدي مهم است كه سازمانها ناگزيرند اين مقوله را دائمي تلقي كرده و با شناخت و تجزيه و تحليل مقتضيات تغييرات جديد، پارامترهاي دروني خود را با آن تطبيق داده و از فرصتهاي به وجودآمده نهايت استفاده را ببرند و آثار منفي تهديدات محيطي را به كمترين حد خود برسانند. تنها دراين صورت است كه ويژگي مهم و حياتي «پويايي» را مي توان به يك سازمان نسبت داد. سازمانهايي كه از اين ويژگي بي بهره بوده و يا ازكمترين حد آن برخوردارند به يك سيستم منفعل تبديل و طي يك دوره زماني به تدريج فرسوده و نهايتاً كارآيي و فلسفه وجودي خود را بطوركامل ازدست خواهندداد.
يكي ازمهمترين جنبه هاي پويايي يك سازمان، بررسي و تجزيه و تحليل مداوم سيستمها و روشهاي انجام كار است تا ضمن شناسايي و رفع مشكلات و نارساييهاي موجود از انديشه هاي نو و راهكارهاي جديد بهره ببرد. به منظور دستيابي به اهدافي ازقبيل كاهش هزينه هاي سازمان ـ پويايي سازمان و... بازنگري در روشهاي كاري موجود ضروري است. به عبارت ديگر، بررسي و تلاش هدفمند و برنامه دار درجهت بهبود و اصلاح روشهاي كاري از اهم امور محسوب مي شود.
معاون رئيس جمهوري و رئيس سازمان مديريت و برنامه ريزي معتقداست كه فراهم آوردن شرايط مناسب براي اصلاح ساختار و نيز اجماع مردم وصاحبنظران و دستيابي به عزم ملي، ضرورتي جدي درموضوع تحول اداري است.
به نظر نگارنده اولين ويژگي تحول، واقع نگري مديران است و ابزارهاي تحول نيز «آموزش ـ مشاوره و تحقيق» هستند.
اگر مديريت را برخورداربودن از «توان ـ دانش ـ بينش و روش» بدانيم مي توان مديريت تحول را «تشخيص ناكارآمدي شرايط حال و بازنگري در شرايط آينده» تعريف كرد. با اين تعريف از مديريت تحول، مديراني كه تمايل به تحول اداري در سازمان و يا اداره تحت سرپرستي خوددارند بايد با برنامه ريزي و اجراي دقيق ـ داشتن روحيه تحقيق و نوآوري، داشتن رويكرد به آينده ، رقابت، صداقت، مشورت و نظرخواهي (الگوشناسي) شناسايي واكنش هاي احتمالي، بردباري و انعطاف پذيري، آموزش و انگيزش دراين عرصه گام بردارند.
اولويتهاي راهبرد تحول اداري
۱ـ منطقي كردن حجم سازمان.
۲ـ آموزش و بهسازي نيروي انساني
۳ـ تكريم مردم و رضايتمندي ارباب رجوع.
۴ـ بهينه سازي سيستمها و روشهاي انجام كار.
۵ـ ارزيابي عملكرد مديريت و بهبود آن.
۶ـ توسعه اتوماسيون اداري و فن آوري اطلاعات.
۷ـ ارتقاي سطح سلامت نظام اداري.
درصورتي كه دريك سازمان و اداره روش و نوع مديريت برپايه موارد ذيل باشد ضرورت تحول درآن سازمان احساس مي شود:
۱ـ عدم توجه كافي به وظايف اصلي سازمان.
۲ـ توجه به برنامه هاي عملياتي كوتاه مدت به جاي برنامه هاي راهبردي بلندمدت.
۳ـ توجه به ابعادكمي منابع انساني به جاي ابعاد كيفي آنها.
۴ـ عدم احساس مسؤوليت در قبال پاسخگويي در برابر مردم.
۵ ـ كاهش منابع مالي.
۶ـ مرتبط نبودن فعاليتهاي تحقيقاتي سازمان با نيازها و اهداف سازماني.
۷ـ عدم انگيزه كارشناسان و متخصصين در همكاري مستمر و رسمي با سازمان.
۸ـ ناكارآمدي مديريت فعلي.
وظايف كارشناسان بهبود روشها و سيستمها
۱ـ طراحي وتدوين برنامه هاي لازم جهت بررسي و برآورد وضعيت موجود و بهسازي روشهاي مورد عمل متناسب با وظايف و مأموريتها.
۲ـ ايجاد زمينه اجرايي مطلوب براي بررسي و اصلاح روشها.
۳ـ جمع آوري و تدوين روشهاي «اختصاي ـ مشترك و عمومي انجام كار» وارائه پيشنهادات
اصلاحي
«با انجام وظايف فوق مي توان به اهداف ذيل در زمينه تحول اداري دست يافت.
۱ـ تقسيم صحيح و منطقي كار درميان كاركنان.
۲ـ استقرار مناسب ترين روشها و شيوه هاي انجام كار.
۳ـ افزايش كارايي سازمان و كاهش هزينه هاي عملياتي و نيروي انساني.
۴ـ كوتاه ساختن زمان انجام كار و صرفه جويي در وقت مديران.
۵ـ تهيه اطلاعات صحيح و به موقع براي مديران به منظور اتخاذ تصميم مناسب.
در زندگي انسانهاي موفق ۴ عامل وجود دارد كه عبارتند از: تلقين ـ تمرين ـ تدبير و تغيير و مديريت آينده مبتني بر رفتارهاي ابزاري .
«سرعت ـ سهولت ـ صحت و دقت ( رفتاري) و كيفيت قيمت و خدمت ( ابزاري)»
مديريت تحول نيازمند مديران مشكل شناس ـ مشكل گشا و جامع نگر (سيستمي و استراتژيك) است كه در صورت حمايت جدي مديران ارشد از مديران اجرايي و عملياتي و موارد ياد شده مي توان به تحول اداري و رشد مديريت تحول در سازمانها اميدوار شد.
امروزه ثابت شده كه كلمات منفی نیروی منفی به سمت شخص می فرستند و او را به سمت منفی و بیماری سوق می دهند؛ مثلاً وقتی به ما می گویند خسته نباشید در اصل خستگی را به یادمان می آورند و ناخودآگاه احساس خستگی می كنیم (روی خودتان امتحان كنید) اما اگر به جای آن از یك عبارت مثبت استفاده شود نیروی مثبت و سازنده به افراد هدیه می دهیم.مثال:
به جای "پدرم درآمد"؛ بگوییم: خیلی راحت نبود
به جای "خسته نباشید"؛ بگوییم: خدا قوت
به جای "دستت درد نكنه"؛ بگوییم:ممنون از محبتت- سلامت باشی
به جای "ببخشید مزاحمتون شدم"؛ بگوییم: ما خودمان مراحميم. از این كه وقت خود را در اختیار من گذاشتید متشكرم
به جای "لعنت بر پدر كسی كه اینجا آشغال بریزد"؛ بگوییم: رحمت بر پدر كسی كه اینجا آشغال نمي ریزد
به جای "گرفتارم"؛ بگوییم: كارمندم .در فرصت مناسب با شما خواهم بود
به جای "دروغ نگو"؛ بگوییم: راست می گی؟ راستی؟
نگرش مثبت
به جای "خدا بد نده"؛ بگوییم: خدا سلامتی بده
به جای "قابل نداره"؛ بگوییم: هدیه برای شما
به جای "شكست خورده"؛ بگوییم: با تجربه
به جای "مگه مشكل داری"؛ بگوییم: مگه مسئله ای داری؟
به جای "فقیر هستم"؛ بگوییم: ثروت كمی دارم
به جای "بد نیستم"؛ بگوییم: خوب هستم
به جای "به درد من نمی خورد"؛ بگوییم: مناسب من نیست
به جای "مشكل دارم"؛ بگوییم: مسئله دارم
به جای "جانم به لبم رسید"؛ بگوییم: خیلی راحت نبود
به جای "فراموش نكنی"؛ بگوییم: یادت باشه
به جای "داد نزن"؛ بگوییم: آرام باش
به جای "من مریض و غمگین نیستم"؛ بگوییم: من سالم و با نشاط هستم
به جای "غم آخرت باشد"؛ بگوییم: شما را در شادی ها ببینم
منبع: http://jalilkhani.blogfa.com